湖北大学知行学院会议管理制度

为规范会议管理，充分发挥会议在布置检查工作、沟通交流信息、研究决策事项、协调协作步骤等方面的功能，明确会议筹备和会议决策事项落实的职责，提高会议质量和会议效率，结合我院实际，制定本制度。

一、会议的申报

申请开会的部门（以下简称会议主办方），须提出会议申报并获得院领导批准。申报一般应包含但不限于以下事项。

（一）会议主题

会议主办方召集多部门参加的会议，须提前对会议目的、议题、议程、前期调研情况、参会单位和人员等形成书面意见，报分管院领导批准。

（二）邀请参会领导和其他参会人员

根据会议目的和职责职能分工情况，合理确定会议拟邀请的院内外各级领导、院内外各参会单位和人员。

（三）会议议程

制定详细的会议计划，确定会议召开的时间与进程安排。涉及多个单位和参加人数众多的大型会议，主办部门可申请成立会务组，承担会务工作，并编制详细的会议计划、会议方案。

（四）其它事项

会议主办方须提前一周将会议申请材料和会议计划呈请分管院领导批示。

1.会议文件

2.会议交流文件

3.会议主办方负责落实会议所需的各种文件材料组织，包括会议议题、议程、议案及其他会议交流材料。

4.领导讲话稿

会议主办方负责草拟领导讲话稿，提前一周呈送领导审阅。领导阅批后，需分发参会人员的，应提前打印装订。

5.主持人主持词

会议主办方应为会议主持人准备好会议议程文稿和串词。

（五）文件装袋

视需要，将准备妥当的会议文件按参会人数装袋，略留余量。

二、会议筹备

（一）落实会场

根据会议规格，提前协调、租借落实好合适的会议场所。

（二）布置会场

1.会场布置在八项规定及党纪党规允许范围内进行。

2.会场布置包括场外布置和场内布置两部分：

场外布置：会议主题宣传、欢迎标语，导引标志，其它装饰物品摆放等。

场内布置：主席台摆放、发言台准备、台签摆放；检查好会场电源、灯光、音响、视频、录音等设施，预备好茶具、茶水等会议用品。遇到紧急状况时能有效启用备用方案，确保会议的正常进行。

三、会议通知

会议通知由会议主办方负责落实，可采用电话通知和书面通知的形式。通知时需将会议时间、地点、参会人员和参会要求等会议基本信息告知相关人员，并做好通知记录。重要会议通知须收到人员确认签字。

四、会议宣传

根据需要，会议主办方可在会前编制好会议新闻通稿，积极联络校内外新闻媒体，做好与媒体的沟通，尽可能为记者采访提供方便。

五、会议精神的落实与督办

（一）整理会议纪要

会主办方要做好会议过程的原始记录，根据需要整理会议纪要，呈请领导签批。必要时进行录音、录像、照相，确保会议精神记载的准确、完备。

（二）落实会议精神

会议主办方应对会议决议、决策事项的落实情况进行跟进。如有必要，可召开对会议精神贯彻落实的调研协调会议。

六、会议文件归档

会议主办方应整理好会议的全套资料备查。重要资料应按期移交到学院档案管理部门。

七、其它会议

学术报告会、专题研讨会、综合协调会等特殊会议，参照本制度执行。

八、本制度从发布之日起生效，原规定与本制度不一致的，以本制度为准。

                2017年11月6日

 

 

附件1：

会议申报表

                                          时间：

会议名称		拟召开时间
申报单位		地点
议题 议程
参会领导 及 参会人员
备注
批办意见

党委与行政办公室制

 

附件2：

会议文件清单

会 议 交 流 文 件
会 议 文 件 归 档

党委与行政办公室制